AIRE:TRASMISSIONE INFORMATIZZATA DEI DATI



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Soggetti a tassazione informatizzata dei dati



































































































Ministero dell'Interno Ministero dell'Interno Dipartimento per gli Affari interni e territoriali Direzione Centrale per i Servizi Demografici A.I.R.E. Circ. Tel. 13 (2002): nuovo programma di gestione e trasmissione dati Prot. n . 02003803-15100/366 Roma, 25 giugno 2002 AI SIGG. PREFETTI L O R O S E D I AL SIG. COMMISSARIO DEL GOVERNO PER LA PROVINCIA DI T R E N T O AL SIG. COMMISSARIO DEL GOVERNO PER LA PROVINCIA DI B O L Z A N O AL SIG. PRESIDENTE DELLA GIUNTA REGIONALE DELLA VALLE D'AOSTA A O S T A e, per conoscenza: AL COMMISSARI DELLO STATO PER LA REGIONE SICILIA P A L E R M O - AL RAPPRESENTANTE DEL GOVERNO PER LA REGIONE SARDEGNA C A G L I A R I - ALL'ISTITUTO NAZIONALE DI STATISTICA Via Cesare Balbo, 16 00184 - R O M A - ALLA PRESIDENZA DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI R O M A Dipartimento per la Funzione Pubblica Dipartimento per l'Innovazione e le Tecnologie R O M A - AL MINISTERO DEGLI AFFARI ESTERI D.G.I.E.P.M. - UFFICIO I R O M A - AL MINISTRO PER GLI ITALIANI NEL MONDO R O M A - ALL'ASSOCIAZIONE NAZIONALE DEI COMUNI D'ITALIA Via dei Prefetti, 46 00186 - R O M A - ALL'ASSOCIAZIONE NAZIONALE UFFICIALI DI STATO CIVILE E DI ANAGRAFE Via dei Mille, 35 E/F 40024 CASTEL SAN PIETRO TERME (BO) - AL GABINETTO DEL SIG. MINISTRO S E D E - ALLA DEA - Demografici Associati - Presso Amministrazione Comunale - Viale Comaschi n. 1160 56021 - CASCINA (PI) - ALLA DIREZIONE CENTRALE PER I SERVIZI ELETTORALI Servizio Informatica S E D E CIRCOLARE TELEGRAFICA n. 13 (2002) Oggetto: Anagrafe degli italiani residenti all'estero: nuovo programma di gestione e trasmissione dati. Dall'istituzione, ormai più che decennale, delle anagrafi degli italiani residenti all'estero, con la fattiva collaborazione delle SS.LL. e dei Comuni, si è compiuto nel tempo un considerevole sforzo volto a migliorare costantemente la qualità dei dati in esse contenuti ed a garantirne l'esattezza, identificando le criticità del sistema al fine di porvi rimedio. Sono stati, infatti, effettuati più confronti tra tali anagrafi e gli archivi consolari, con lo scopo di allineare e verificare le rispettive informazioni, è stata eliminata la così detta "anagrafe residuale" di Roma, e sono stati effettuati controlli puntuali, anche con l'apporto dei diretti interessati, ogni volta che se ne è presentata l'occasione. L'entrata in vigore della legge 27 dicembre 2001, n. 459 che introduce il voto per corrispondenza dei connazionali espatriati, dispone oggi la istituzione dell'Elenco degli italiani all'estero mediante unificazione dei dati dell'AIRE e degli schedari consolari. A tal fine, questa Amministrazione sta realizzando una procedura che, entro la fine dell'anno, consentirà ai Comuni di trasmettere le variazioni anagrafiche per via telematica all'AIRE centrale per evitare l'accumulo di giacenze e ridurre al minimo il pericolo di errori di digitazione. Nel contempo, si sta provvedendo a concordare con il Ministero degli Affari Esteri la realizzazione di un sistema di comunicazione con la costituenda rete consolare per poter giungere in tempi brevi alla costituzione di un archivio unico, costantemente aggiornato da Consolati e Comuni per i dati di rispettiva competenza. La recente emanazione della legge 27 maggio 2002, n. 104 (G.U. n. 127 del 1/6/2002), inoltre, nell'innovare i procedimenti relativi alla rilevazione dei cittadini residenti all'estero, introduce la cancellazione dall'AIRE per irreperibilità presunta, salvo prova contraria: 1) trascorsi cento anni dalla nascita; 2) dopo due rilevazioni censuarie consecutive concluse con esito negativo; 3) quando risulti inesistente, tanto nel comune di provenienza quanto nell'AIRE, l'indirizzo all'estero; 4) quando risulti dal ritorno per mancato recapito della cartolina avviso, spedita ai sensi dell'art. 6 della legge 7 febbraio 1979, n. 40, in occasione delle due ultime consultazioni che si siano tenute con un intervallo non inferiore ad un anno, esclusa l'elezione del Parlamento Europeo limitatamente ai cittadini residenti nell'Unione Europea nonché le consultazioni referendarie locali. Ai sensi dell'art. 3 della medesima legge, i cittadini cancellati possono, in ogni momento, richiedere, con comunicazione recante l'indicazione delle proprie generalità e del luogo di residenza, al Comune che ha provveduto alla cancellazione, di essere reiscritti d'ufficio nell'anagrafe degli italiani residenti all'estero e nelle liste elettorali. Al riguardo, si pregano le SS.LL. di voler sollecitare i Sigg.ri Sindaci a disporre l'esatta e tempestiva applicazione di tali nuove norme, che, peraltro, ricalcano le precedenti disposizioni dettate dal così detto decreto "pulisci-liste", che, a causa della mancata conversione in legge del medesimo, dovettero, com'è noto, essere revocate. Sempre ai fini della esattezza dei dati raccolti, dovrà porsi particolare cura nella più sollecita trascrizione degli atti di stato civile pervenuti dall'estero e relativa comunicazione all'ufficiale di anagrafe per gli adempimenti di competenza. In attesa di realizzare il cennato sistema di comunicazione per via telematica, poiché l'attuale procedimento si rivela da tempo insufficiente a garantire il tempestivo inoltro delle variazioni anagrafiche all'AIRE centrale e costituisce, inoltre, un considerevole aggravio di lavoro per gli Uffici Territoriali del Governo, è stato realizzato, con la collaborazione tecnica del CED elettorale, un programma su CD per l'inserimento, la cancellazione, la modifica dei dati delle AIRE comunali e la trasmissione degli archivi aggiornati direttamente a questo Ministero. La nuova procedura è stata presentata ed illustrata al Convegno Euro P.A., tenutosi a Rimini nei giorni dal 10 al 13 aprile u.s., in occasione del quale il sig. Ministro ne ha consegnato copia a trenta Comuni. Al riguardo, si comunica che è in corso la trasmissione di un plico a ciascun Comune, con il quale viene fornito un supporto personalizzato contenente il database di tutte le posizioni anagrafiche di competenza, il software applicativo per la gestione dei dati, i files di documentazione, nonché il prodotto per l'installazione di detto software e i componenti di sistema necessari per il corretto funzionamento del programma. Il CD è anche corredato di un help in linea e di una presentazione per l'autoformazione all'uso delle varie funzioni gestionali. Mediante l'utilizzo di un PC, dotato di risorse minimali, tutti i Comuni dovranno, pertanto, gestire informaticamente la propria AIRE e trasmettere periodicamente l'archivio aggiornato direttamente al Ministero. Gli Uffici Territoriali del Governo non dovranno più gestire la modulistica AIRE che non verrà più utilizzata. Nel caso in cui vi siano ancora aggiornamenti da effettuare giacenti presso gli Uffici medesimi, gli stessi dovranno essere ritrasmessi ai Comuni per la gestione diretta. Benchè il plico inviato ai Comuni contenga anche tutta la documentazione operativa occorrente, si ritiene opportuno precisare quanto segue: - nella prima fase di avviamento, il programma non sarà condivisibile su una eventuale rete interna e, pertanto, le operatività si dovranno effettuare tutte su un'unica postazione. Per la sola visualizzazione dei dati si potrà installare la procedura anche su diversi PC, preoccupandosi di prelevare il database aggiornato dal PC su cui viene effettuata la gestione; - al fine della sicurezza dei dati da trattare, si raccomanda che la gestione di utenti e passwords sia demandata ad un unico responsabile che deve avere il solo compito di abilitare o disabilitare gli utenti operativi, definendone i privilegi; - è importante sottolineare che tutti i Comuni, esclusi quelli meccanizzati, dovranno utilizzare esclusivamente il pacchetto applicativo realizzato per l'acquisizione dei dati nell'AIRE centrale, da trasmettere periodicamente al CED elettorale, e non dovranno più compilare e trasmettere agli UTG i modelli AIRE 01-02-03 come già anticipato dalla circolare telegrafica ministeriale n. 12/2002 del 10/6/2002, né trasmettere al detto CED i supporti informatici o i tabulati di controllo concernenti l'avvenuto allineamento con i dati degli schedari consolari; - i Comuni meccanizzati, invece, ove preferiscano non utilizzare il predetto pacchetto applicativo, potranno continuare a fornire i supporti informatici, secondo il tracciato record già in uso, fino al mese di settembre p.v., data dalla quale dovranno anch'essi fornire i dati secondo il nuovo tracciato allegato al plico agli stessi trasmesso; - per eventuali variazioni di territori e Uffici Consolari, le modalità tecniche di acquisizione saranno comunicate ai Comuni che debbono provvedere all'aggiornamento delle posizioni anagrafiche interessate; - nel nuovo programma sono stati inseriti i codici fiscali già validati con l'Agenzia delle Entrate. Per l'attribuzione dei codici mancanti, i Comuni dovranno provvedere ad integrare le posizioni incomplete, previe opportune verifiche ed intese con la citata Agenzia; - i supporti informatici contenenti gli archivi aggiornati dovranno essere trasmessi bimestralmente al CED elettorale (Ministero dell'Interno - Dipartimento per gli Affari Interni e Territoriali - Servizio Informatica della Direzione Centrale dei Servizi Elettorali ), informandone per conoscenza l'UTG di appartenenza, che vigilerà sulla corretta e tempestiva attuazione di tale disposizione; il primo invio dovrà essere effettuato entro il 30 ottobre p.v., al fine di porre in essere gli adempimenti previsti dalla legge 459/2001; - nell'attivare la funzione di "Esporta dati per il Ministero", si raccomanda di prestare la massima attenzione sia nel creare con la stessa il "file" contenente l'archivio dati aggiornato che nel copiare tale "file" sul supporto informatico da inviare al Ministero; - eventuali anomalie o richieste di chiarimenti, concernenti l'utilizzo del pacchetto applicativo, potranno essere segnalate con e-mail, da inviare all'indirizzo di posta elettronica Infoaire@cedelett.mininterno.it, oppure contattando i numeri telefonici 0646548005, 0646548027, 0646548028, 0646548045 e 0646526046 del Servizio Informatica della Direzione Centrale dei Servizi Elettorali negli orari dalle 9 alle 18 nei giorni di martedì e giovedì e dalle 9 alle 13.00 nei restanti giorni della settimana. Per problematiche di tipo amministrativo o normativo potrà essere contattato, invece, il numero telefonico 0646525176 di questa Direzione Centrale. Si prega di voler comunicare, con la massima sollecitudine, quanto sopra esposto ai Sigg.ri Sindaci, invitandoli a disporre l'immediato utilizzo del pacchetto applicativo fornito, di cui dovranno assicurare l'avvenuta ricezione via "e-mail" al predetto indirizzo di posta elettronica. Si confida nella consueta collaborazione da parte delle SS.LL., che vorranno provvedere al monitoraggio, tramite la procedura applicativa già in uso, dell'andamento dell'attività effettuata dai Comuni, atteso che la buona riuscita del progetto è fondamentale per poter passare in tempi brevi alla trasmissione delle variazioni AIRE per via telematica. IL DIRETTORE CENTRALE (Ciclosi) ......