ASSEGNAZIONE CASELLE DI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA
VADEMECUM SULL'INCLUSIONE SOCIALE DEGLI STRANIERI
Istituto Nazionale della Previdenza Sociale
Istituto Nazionale della
Previdenza Sociale
Direzione Centrale Organizzazione Direzione Centrale Sistemi Informativi e
Tecnologici
Roma, 07-10-2009 Messaggio n. 22520
OGGETTO: Assegnazione di caselle di Posta Elettronica Certificata (PEC)
ai cittadini
Com'è noto, con la circolare n. 72 del 26 giugno 2009 "Disciplina degli
strumenti di comunicazione con l'utenza", è stata dettata una prima
regolamentazione per l'utilizzo delle nuove tecnologie multicanale al fine di
semplificare le modalità di interazione con l'utenza e promuovere l'uso della
posta elettronica quale canale privilegiato di contatto fra i cittadini e le
strutture periferiche dell'Istituto.
A tal fine, sono state istituite per le Direzioni Regionali, Provinciali,
Subprovinciali e per le Agenzie, apposite caselle di posta elettronica
standardizzate per processo/funzione, da utilizzarsi sempre, in sostituzione di
quelle personali nei rapporti con l'utenza; unitamente a tali caselle di posta
elettronica sono stati pubblicati sul sito internet dell'Istituto anche gli
indirizzi di Posta Elettronica Certificata (di seguito PEC) delle strutture
INPS, già attivati da marzo 2007.
La PEC è uno strumento che permette di dare ad un messaggio di posta
elettronica lo stesso valore di una raccomandata con avviso di ricevimento.
Grazie alla PEC l'interazione tra i cittadini, le istituzioni e le imprese
diventa più agevole. Con il nuovo strumento:
• è l'informazione che si muove e raggiunge il cittadino, non viceversa
• la Pubblica Amministrazione ha il dovere di rispondere al cittadino in tempi
certi, utilizzando a sua volta esclusivamente la PEC.
In attuazione del comma 5 dell'articolo 16-bis, del Decreto Legge 29 novembre
2008, n. 185, convertito in Legge 29 gennaio 2009, n. 2, in base al quale
• ai cittadini che ne fanno richiesta è attribuita una casella di posta
elettronica certificata
• l'utilizzo della posta elettronica certificata avviene ai sensi degli
articoli 6 e 48 del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto
legislativo n. 82 del 2005, con effetto equivalente, ove necessario, alla
notificazione per mezzo della posta.
l'INPS, dando seguito al protocollo d'intesa stipulato in data 30/09/2009 con
il Ministero per la Pubblica Amministrazione e l'Innovazione, provvede ad
assegnare ai cittadini che ne faranno richiesta un indirizzo PEC.
Le modalità di richiesta/attivazione della casella PEC, da parte del Cittadino,
sono specificate nel DPCM del 6 maggio 2009, ossia il cittadino può effettuare
la richiesta on-line tramite il sito dell'INPS e dovrà successivamente recarsi
in sede per il riconoscimento.
Il riconoscimento in sede verrà effettuato dagli stessi operatori che
attualmente rilasciano il PIN (messaggio hermes n.ro 593 del 04/10/2001 della
0040 D.C.S.I.T.) e la procedura di richiesta/attivazione della casella PEC è
presente all'interno della stessa utilizzata per il Rilascio del PIN.
I passi operativi cui bisognerà attenersi sono i seguenti:
• accesso alla intranet INPS (http://intranet.inps)
• nel menu Servizi, scegliere Gestione e assistenza sui servizi Internet
• nel riquadro "Gestione PIN per i servizi internet" attivare la
procedura Assegnazione PIN per utenti Internet
• accedere alla nuova funzioneAttivazione casella PEC
La richiesta/attivazione della casella PEC è subordinata ad alcuni
prerequisiti:
i. cittadino italiano e residente in Italia
ii. essere maggiorenne
iii. essere in possesso del Pin per l'accesso ai Servizi OnLine del Cittadino
sul portale dell'Istituto
iv. riconoscimento "de visu" del cittadino da parte della struttura
territoriale INPS, come previsto dal DPCM 6 maggio 2009
I flussi operativi cui dovrà attenersi il personale delle sedi, per la
richiesta/attivazione della casella PEC sono i 4 sotto riportati e fanno
riferimento, ove necessario, all'uso della funzione "Attivazione casella
PEC" nella procedura sopra citata:
A) il Cittadino effettua la richiesta sul portale dell'INPS ed è stato
già riconosciuto in sede all'atto del Rilascio del PIN.
La creazione della Casella PEC avviene automaticamente dopo la richiesta. In
questo caso il flusso non coinvolge direttamente la sede INPS, in
quanto il riconoscimento "de visu", previsto dal DPCM 6 maggio 2009,
è già stato effettuato all'atto del Rilascio del PIN per i servizi OnLine del
portale INPS.
B) il Cittadino effettua la richiesta sul portale dell'INPS e si reca
presso la sede INPS per il riconoscimento.
In questo caso il personale di sede dovrà operare nel seguente modo:
1. richiedere il modulo firmato, rilasciato dall'applicazione all'atto della
richiesta; tale modulo potrà essere stato prestampato dal cittadino al
completamento della richiesta on-line, ovvero l'operatore provvederà a
stamparlo per conto del cittadino nel caso ne fosse sprovvisto;
2. ricercare e visualizzare tramite la procedura la richiesta effettuata onLine
dal Cittadino, inserendo il codice fiscale, verificandolo con la tessera
sanitaria in possesso del Cittadino, e con il codice richiesta presente sul
modulo di cui al punto 1;
3. verificare che il documento di riconoscimento presentato dal Cittadino
coincida con quello immesso all'atto dalla richiesta; se tale documento fosse
scaduto e/o il Cittadino presenti un altro documento di riconoscimento valido,
inserire gli estremi del nuovo documento di riconoscimento nella richiesta,
sostituendo quelli già presenti;
4. effettuare fotocopia del tesserino del codice fiscale e del documento di
riconoscimento, mettendoli agli atti insieme al modulo firmato di cui al punto
1;
5. eventualmente acquisire elettronicamente i documenti presentati e allegarli
alla richiesta;
6. confermare l'attivazione della casella PEC, se soddisfatti i prerequisiti di
cui sopra. Nota: non è necessario verificare il prerequisito iii. (il possesso
del Pin), in quanto in questo caso il Cittadino è già in possesso del Pin,
avendo effettuato la richiesta tramite i Servizi OnLine del Portale INPS.
C) il Cittadino si reca in sede per la contestuale richiesta e
attivazione della casella PEC
In questo caso il personale di Sede dovrà operare nel seguente modo:
1. verificare, tramite i documenti di riconoscimento i prerequisiti i. e ii.
precedenti;
2. verificare il possesso del Pin da parte del Cittadino.
Se in possesso del PIN
a. tramite l'applicazione, compilare la richiesta per conto del Cittadino;
b. stampare il modulo e farlo sottoscrivere al Cittadino;
c. eseguire i punti 2., 4., 5. e 6. del flusso precedente A).
Se NON in possesso
d. effettuare il Rilascio del PIN, tramite l'apposita procedura;
e. effettuare copia del tesserino del codice fiscale e del documento di
riconoscimento, mettendoli agli atti;
f. compilare la domanda di richiesta della casella PEC seguendo il flusso sopra
riportato "Se in possesso del PIN", oppure invitare il Cittadino ad
effettuare la richiesta tramite i Servizi OnLine del Portale INPS, informandolo
che non dovrà recarsi presso una sede INPS per l'attivazione della casella PEC,
in quanto questa verrà attivata automaticamente dopo la richiesta on-line,
essendo già avvenuto il riconoscimento.
D) il Cittadino si reca in sede per la sola Richiesta del PIN
1. prospettare al Cittadino la possibilità di avere anche una casella PEC e le
modalità di richiesta della medesima (si veda flusso C)).
A tale proposito è opportuno ricordare che, come già specificato nella citata
Circolare n. 22520 72 del 26 maggio 2009, i responsabili delle strutture sono
tenuti alla tempestiva lettura dei messaggi PEC ed in ogni caso a garantire
giornalmente la presa visione di tali messaggi.
Il sistema PEC provvede comunque a notificare la ricezione del nuovo messaggio
al Direttore della struttura e ai Responsabili dei Processi ogni 24 ore, fin
quando lo stesso non sarà letto.
La notifica ai Responsabili dei Processi, in caso di mancata lettura da parte
del Direttore entro le 24 ore, avverrà indipendentemente dal fatto che questi
ultimi siano stati o meno delegati all'accesso alla casella PEC.
Infine, sempre allo scopo di consentire il monitoraggio e il presidio della
suddetta casella, si ricorda che il messaggio di posta certificata viene
automaticamente protocollato in entrata presso l'Area Omogenea Organizzativa di
riferimento, con voce di titolario 800.020-Posta Elettronica Certificata, per
cui si rende necessario monitorare giornalmente l'arrivo di documentazione
tramite il protocollo informatico e/o GDP, nonché assegnare al messaggio la
corretta voce di titolario e/o il referente/processo di competenza.
Il riferimento tecnico per la funzione "Attivazione casella PEC" è
l'ing. Lorenzo Rinaldi (
lorenzo.rinaldi@inps.it , tel. 06 5905 3142)
Il Vicario del Direttore generale
NORI
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