TENUTA DEL SECONDO ORIGINALE DEI REGISTRI DI STATO CIVILE



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ACCESSO AL PORTALE DEL CENTRO NAZIONALE



































































































Ministero dell’Interno Ministero dell’Interno Dipartimento per gli Affari Interni e Territoriali Direzione Centrale per i Servizi Demografici Area III – Stato Civile N. 200409816-15100/397 Roma, 11.10.2004 - AI PREFETTI DELLA REPUBBLICA LORO SEDI - AL COMMISSARIO DEL GOVERNO PER LA PROVINCIA DI BOLZANO - AL COMMISSARIO DEL GOVERNO PER LA PROVINCIA DI TRENTO - AL PRESIDENTE DELLA GIUNTA REGIONALE DELLA VALLE D’AOSTA AOSTA e, per conoscenza: - AL COMMISSARIO DELLO STATO PER LA REGIONE SICILIA - AL RAPPRESENTANTE DEL GOVERNO PER LA REGIONE SARDEGNA - ALLA PRESIDENZA DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI Dipartimento per le Politiche Comunitarie ROMA - AL MINISTERO DELLA GIUSTIZIA Direzione Generale degli Affari Civili e delle Libere professioni Ufficio I ROMA - AL MINISTERO DEGLI AFFARI ESTERI D.G.I.E.P.M. – UFFICIO III ROMA - ALL’ASSOCIAZIONE NAZIONALE DEI COMUNI D’ITALIA Via dei Prefetti, 46 ROMA - ALL’ASSOCIAZIONE NAZIONALE UFFICIALI DI STATO CIVILE E ANAGRAFE -Via dei Mille , 35 E/F CASTEL SAN PIETRO TERME - ALLA DeA – DEMOGRAFICI ASSOCIATI c/o Amministrazione comunale di Cascina Viale Comaschi, 116 CASCINA - AL GABINETTO DEL SIG. MINISTRO SEDE - ALLA DIREZIONE CENTRALE PER LE RISORSE UMANE SEDE - ALL’UFFICIO COORDINAMENTO E AFFARI GENERALI SEDE - AL COMITATO PER LE PARI OPPORTUNITA’ DELL’AMMINISTRAZIONE CIVILE DELL’INTERNO SEDE CIRCOLARE n. 45 / 2004 Oggetto: Tenuta del secondo originale dei registri dello stato civile nella fase antecedente all’entrata in funzione degli archivi informatici e avvio della sperimentazione. In relazione alle richieste di chiarimenti recentemente fatte pervenire da talune Prefetture – Uffici Territoriali del Governo in merito alla tenuta del secondo originale dei registri dello stato civile, si fa presente quanto segue. In attuazione delle disposizioni di cui all’art. 109, comma 3, del DPR n. 396/2000, il Ministero dell’Interno ha emanato il decreto 27 febbraio 2001, concernente la tenuta dei registri dello stato civile nella fase antecedente all’entrata in funzione degli archivi informatici, pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 66 del 20 marzo 2001, di cui è stata allegata copia alla circolare n. 2 del 26 marzo 2001. L’art. 1, comma 2, di tale decreto espressamente dispone che il secondo originale dei registri, unitamente al fascicolo allegato per ciascun atto contenente i documenti ricevuti o acquisiti dall’ufficiale dello stato civile, sono trasmessi al Prefetto per essere depositati presso il suo ufficio. Il successivo art. 3, comma 2, dispone, inoltre, che le annotazioni previste dagli artt. 102 e 103 del citato DPR n. 396/2000 sono direttamente formulate dall’ufficiale dello stato civile, che invia al Prefetto competente copia di quelle che devono essere eseguite anche nei registri depositati presso il suo ufficio. Con l’informatizzazione degli archivi dello stato civile, prevista dall’art. 10 del nuovo ordinamento, la copia degli atti sarà tenuta dal Centro nazionale di cui al comma 2, lettera d) del medesimo articolo. La sperimentazione di tale informatizzazione è stata recentemente avviata con la definizione delle linee-guida contenenti le indicazioni utili alla redazione del progetto, la stipulazione di una Convenzione con l’ANCI e l’Università di Roma Tor Vergata, per la redazione del progetto stesso e l’effettuazione di una prima fase sperimentale cui parteciperanno i Comuni di Biella, Catanzaro, Viterbo, Macerata, Sassari e Trapani, nonché, a titolo volontario, i Comuni di Milano, Pesaro e Parma, ed i comuni di Taormina e Favignana, già partecipanti alla seconda fase sperimentale della CIE. A seguito dell’analisi dei risultati conseguiti nel corso della sperimentazione, verrà redatta una proposta finale, che, nel formalizzare gli esiti dell’intera sperimentazione, definirà il piano di estensione del progetto all’intero territorio nazionale, ivi compresa l’entrata in funzione del Centro nazionale per la raccolta delle copie degli atti dello stato civile e l’eventuale acquisizione del pregresso. Quanto sopra premesso, al fine di poter avviare con la necessaria sollecitudine le attività relative alla prima fase della sperimentazione in parola, si rende necessario acquisire elementi informativi concernenti l’attuale allocazione delle copie dei registri e della relativa documentazione allegata, nonché le attività poste in essere da codeste Prefetture relativamente all’esecuzione delle annotazioni trasmesse dai comuni sul secondo originale dei registri (in particolare, la consistenza delle stesse e le eventuali difficoltà incontrate). Per quanto, invece, attiene all’attività dei Comuni, tornerà utile acquisire le seguenti informazioni: Inventario materiale cartaceo: 1. Quantificazione atti e relativa documentazione, che dovranno essere acquisiti informaticamente; 2. Quantificazione documentazione relativa al pregresso; 3. Allocazione attuale della documentazione in parola (presso locali dell’amministrazione, in archivi di deposito,…); 4. Eventuali problematiche connesse al reperimento della documentazione pregressa, ai fini della acquisizione informatica della stessa; Stato dell’informatizzazione dei servizi comunali: 1. Sistema di gestione attuale dello stato civile e dei servizi anagrafici (indicare il prodotto utilizzato e l’ambiente operativo, sia HW che SW); a. Software utilizzato da ciascun comune per la gestione dei servizi anagrafici e di stato civile; b. Sistema di archiviazione del pregresso (archiviazione ottica, microfilm,…) 2. Sistema di gestione attuale dei flussi di comunicazione tra gli uffici demografici di ciascun comune e tra questi e gli altri comuni ed amministrazioni locali e centrali. Se informatizzato indicare: a. il protocollo utilizzato (TCP-IP…) b. il tipo di connessione di rete e la relativa velocità (CDN, xDSL …) c. la tipologia di contratto (RUPA, Interbusiness, ISP, RUPAR, rete civica/territoriale …) d. se esiste (e quale) un sistema per la gestione di flussi documentali e. se esiste (e quale) un sistema di protocollo elettronico f. se esiste (e quale) un sistema per la posta elettronica certificata i. altrimenti descrivere le procedure organizzative per la gestione del flussi tra i diversi uffici 3. Situazione relativa all’implementazione dell’INA. Indicare: a. Stato di avanzamento del popolamento INA b. Periodicità degli aggiornamenti INA 4. Situazione relativa ai flussi di comunicazione con il CNSD tramite porta applicativa Backbone INA/SAIA. Indicare: a. Tipo e marca dell’HW che ospita la porta applicativa b. Caratteristiche di base (processore, RAM, dischi, schede di rete …) c. Credenziali del gestore della porta (utente Amministratore, utente normale …) d. Stato della porta applicativa (attiva, non attiva …) e. Sistemi registrati sulla porta (INA, AIRE …) 5. Sistemi operativi utilizzati; 6. Rete di comunicazione utilizzata; 7. Utilizzo di meccanismi di firma digitale (e Certification Authority) dei documenti/atti memorizzati localmente 8. Utilizzo di meccanismi di firma digitale (e Certification Authority) dei documenti/atti trasmessi ad altri enti Sicurezza: 1. Organizzazione della sicurezza interna di ciascun Ente; 2. Livelli di identificazione delle responsabilità e delle conseguenti funzioni di autorizzazione (interrogazione, registrazione, aggiornamento e stampa); 3. Operazioni previste (registrazione attività espletate dagli operatori autorizzati); 4. Sistema di attivazione dei flussi informativi verso altri uffici o Enti; 5. Sistema di protezione dei flussi informativi verso altri uffici o Enti; 6. Sistema per il controllo dell’effettiva consegna e ricezione dei documenti (non ripudio) verso altri uffici o Enti; 7. Controllo accesso agli archivi da parte degli operatori; 8. Gestione dei profili utenti e relativi livelli di accesso; 9. Tracciatura operazioni; 10. Identificazione operatori; 11. Misure di protezione adottate rispetto ad attacchi esterni (firewall, proxy,…); 12. Eventuale uso di strumenti IDS per individuare in tempo reale eventuali tentativi di intrusione); 13. Misure adottate per assicurare la integrità e disponibilità dei dati; 14. Strumenti antivirus utilizzati; 15. Procedimenti di back up per il recupero dei dati in caso di attacco; 16. Eventuale utilizzazione di tecniche crittografiche per la tutela della riservatezza. Confidando nella consueta collaborazione delle SS.LL., si resta in attesa degli elementi informativi richiesti e delle segnalazioni ritenute utili concernenti eventuali situazioni critiche rilevate. Si ringrazia. IL DIRETTORE CENTRALE (Ciclosi) ......