TENUTA REGISTRI



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DIRITTO DI ACCESSO DEL DIPENDENTE IN QUIESCIENZA



































































































Ministero dell'Interno Ministero dell'Interno Dipartimento per gli Affari Interni e Territoriali Direzione Centrale per i Servizi Demografici Area III - Stato Civile Prot. n. 200600989-15100/16110 Roma, ALL'UFFICIO TERRITORIALE DEL GOVERNO DI GORIZIA (Rif.to nota n. 2004002345/20050016838/1.13.3 Area II enti locali del 14.12.05) OGGETTO: D.M. 27.02.2001. Tenuta dei registri di stato civile. Si fa riferimento alla nota sopradistinta, con la quale codesta Prefettura ha rappresentato una proposta di modifica in ordine alla procedura attualmente in atto relativa alla vidimazione in ciascun foglio dei registri di stato civile da parte del Prefetto o di un suo delegato. Si ritiene necessario premettere, con riguardo alla disamina normativa affrontata da codesta Prefettura a sostegno della proposta avanzata, che il nuovo ordinamento ha posto particolare attenzione al regime transitorio di cui all'art. 109 comma 3 durante il passaggio degli archivi di stato civile dal cartaceo al sistema informatico, proprio in considerazione del lasso di tempo richiesto alla attuazione del nuovo sistema di archiviazione, rimettendo all'Amministrazione la possibilitÓ di stabilire le disposizioni che si rendono necessarie per la tenuta dei registri stessi in detta fase intermedia. E' in questo quadro che si ritiene che in via transitoria restano ferme, anche se non espressamente richiamate dal citato art. 109 comma 2 - in quanto trattasi di un elenco non esaustivo nÚ tassativo - tutte le disposizioni del precedente regolamento strettamente ed inscindibilmente connesse alla tenuta dei registri cartacei tutt'ora in uso nella forma come anteriormente stabilita. D'altronde, Ŕ inimmaginabile e assurdo che il legislatore abbia voluto lasciare alla iniziativa di ciascun Comune, nel periodo transitorio, la struttura dei registri cartacei, fuori da ogni regola di uniformitÓ. E' in attuazione di detto principio, che l'art. 20 del Regio decreto n.1238/1939 Ŕ stato richiamato espressamente dal D.M. 27 febbraio 2001, convalidandone il contenuto anche se non compreso tra le norme del precedente regolamento indicate nel citato articolo 109 del nuovo regolamento. Restano ferme del resto anche le disposizioni di cui all'art. 15 (uniformitÓ dei registri e loro conformitÓ ai modelli ministeriali), gli artt. da 21 a 24 (registri suppletivi, trasporto dei registri, stesura degli atti), gli artt. da 17 a 19 (divisione dei registri in parte ed in serie e numerazione dei fogli e degli atti; provvista annuale dei registri), da 53 a 58(allegati e fascicoli degli allegati). Si fa notare inoltre che sono in vigore, fino alla entrata in funzione degli archivi informatici, anche le disposizioni del decreto del Ministero di Giustizia del 7 luglio 1958 relative alle misure dei registri e delle pagine in essi contenute, di fatto adottate su tutto il territorio nazionale, anche se il citato art. 109 espressamente dispone l'efficacia solo del decreto del Ministro di Giustizia del 18 novembre 1967. Con riguardo alle altre motivazioni addotte da codesta Prefettura a sostegno della tesi rivolta a evitare la timbratura e la siglatura su ciascun foglio del registro, si evidenzia, che pur comportando un impegno notevole di tempo, questa procedura Ŕ stata confermata a carico della Prefettura quale forma di controllo del corretto esercizio degli atti di stato civile. Attraverso questo intervento viene assicurata la "regolaritÓ" nella redazione degli atti; del resto la circolaritÓ dei fogli non timbrati e vidimati non da certezza, qualora venga commesso da un ufficiale di stato civile un errore nella redazione di un atto, che lo stesso provveda alla correzione dell'atto nei modi di legge; senza possibilitÓ alcuna di sostituzione del foglio, riscrivendo l'intero atto. Tanto considerato, e preso atto della prassi addotta da codesta Prefettura, si richiede che venga riesaminata la procedura disposta, attenendosi a quanto evidenziato, nel rispetto della esatta interpretazione che va posta al citato D.M. 27 febbraio 2001 circa la vidimazione disposta dal Prefetto o da un suo delegato. Con l'occasione, che si ha comunque piacere di informare codesta Prefettura che questa Direzione, in ottemperanza agli obiettivi ministeriali 2006 da perseguire, rivolti anche alla diffusione del sistema di informatizzazione degli archivi di stato civile e alla semplificazione delle procedure operative che ne conseguono, intende realizzare un progetto relativo alla gestione informatizzata del secondo originale dell'atto di stato civile, non appena saranno disposte le relative dotazioni finanziarie. Detto progetto prevede la realizzazione di un sistema di automazione diretto a semplificare l'onere delle Prefetture sollevandole dal gravoso compito di gestire e conservare un archivio cartaceo del secondo originale, sostituendo l'atto che hanno in carico con una copia digitale conforme all'originale tenuto presso il Comune. Di fatto, il nuovo sistema software consentirÓ la generazione di un "file di dati" da cui il Comune ne produce una stampa, in un unico originale, ovviamente sempre su fogli vidimati preventivamente dal Prefetto, ma con un dimezzamento del 50% del lavoro, visto che l'originale cartaceo diventa uno solo. IL DIRETTORE CENTRALE (Ciclosi)   ......