TENUTA REGISTRI
DIRITTO DI ACCESSO DEL DIPENDENTE IN QUIESCIENZA
Ministero dell'Interno
Ministero dell'Interno
Dipartimento per gli Affari Interni e Territoriali
Direzione Centrale per i Servizi Demografici
Area III - Stato Civile
Prot. n. 200600989-15100/16110 Roma,
ALL'UFFICIO TERRITORIALE DEL GOVERNO DI
GORIZIA
(Rif.to nota n. 2004002345/20050016838/1.13.3 Area II enti locali del 14.12.05)
OGGETTO: D.M. 27.02.2001. Tenuta dei registri di stato civile.
Si fa riferimento alla nota sopradistinta, con la quale codesta Prefettura ha
rappresentato una proposta di modifica in ordine alla procedura attualmente in
atto relativa alla vidimazione in ciascun foglio dei registri di stato civile
da parte del Prefetto o di un suo delegato.
Si ritiene necessario premettere, con riguardo alla disamina normativa
affrontata da codesta Prefettura a sostegno della proposta avanzata, che il
nuovo ordinamento ha posto particolare attenzione al regime transitorio di cui
all'art. 109 comma 3 durante il passaggio degli archivi di stato civile dal
cartaceo al sistema informatico, proprio in considerazione del lasso di tempo
richiesto alla attuazione del nuovo sistema di archiviazione, rimettendo
all'Amministrazione la possibilità di stabilire le disposizioni che si rendono
necessarie per la tenuta dei registri stessi in detta fase intermedia.
E' in questo quadro che si ritiene che in via transitoria restano ferme, anche
se non espressamente richiamate dal citato art. 109 comma 2 - in quanto
trattasi di un elenco non esaustivo né tassativo - tutte le disposizioni del
precedente regolamento strettamente ed inscindibilmente connesse alla tenuta
dei registri cartacei tutt'ora in uso nella forma come anteriormente stabilita.
D'altronde, è inimmaginabile e assurdo che il legislatore abbia voluto lasciare
alla iniziativa di ciascun Comune, nel periodo transitorio, la struttura dei
registri cartacei, fuori da ogni regola di uniformità.
E' in attuazione di detto principio, che l'art. 20 del Regio decreto
n.1238/1939 è stato richiamato espressamente dal D.M. 27 febbraio 2001,
convalidandone il contenuto anche se non compreso tra le norme del precedente
regolamento indicate nel citato articolo 109 del nuovo regolamento.
Restano ferme del resto anche le disposizioni di cui all'art. 15 (uniformità
dei registri e loro conformità ai modelli ministeriali), gli artt. da 21 a 24
(registri suppletivi, trasporto dei registri, stesura degli atti), gli artt. da
17 a 19 (divisione dei registri in parte ed in serie e numerazione dei fogli e
degli atti; provvista annuale dei registri), da 53 a 58(allegati e fascicoli
degli allegati).
Si fa notare inoltre che sono in vigore, fino alla entrata in funzione degli
archivi informatici, anche le disposizioni del decreto del Ministero di
Giustizia del 7 luglio 1958 relative alle misure dei registri e delle pagine in
essi contenute, di fatto adottate su tutto il territorio nazionale, anche se il
citato art. 109 espressamente dispone l'efficacia solo del decreto del Ministro
di Giustizia del 18 novembre 1967.
Con riguardo alle altre motivazioni addotte da codesta Prefettura a sostegno
della tesi rivolta a evitare la timbratura e la siglatura su ciascun foglio del
registro, si evidenzia, che pur comportando un impegno notevole di tempo,
questa procedura è stata confermata a carico della Prefettura quale forma di
controllo del corretto esercizio degli atti di stato civile.
Attraverso questo intervento viene assicurata la "regolarità" nella
redazione degli atti; del resto la circolarità dei fogli non timbrati e
vidimati non da certezza, qualora venga commesso da un ufficiale di stato
civile un errore nella redazione di un atto, che lo stesso provveda alla
correzione dell'atto nei modi di legge; senza possibilità alcuna di
sostituzione del foglio, riscrivendo l'intero atto.
Tanto considerato, e preso atto della prassi addotta da codesta Prefettura, si
richiede che venga riesaminata la procedura disposta, attenendosi a quanto
evidenziato, nel rispetto della esatta interpretazione che va posta al citato
D.M. 27 febbraio 2001 circa la vidimazione disposta dal Prefetto o da un suo
delegato.
Con l'occasione, che si ha comunque piacere di informare codesta Prefettura che
questa Direzione, in ottemperanza agli obiettivi ministeriali 2006 da
perseguire, rivolti anche alla diffusione del sistema di informatizzazione
degli archivi di stato civile e alla semplificazione delle procedure operative
che ne conseguono, intende realizzare un progetto relativo alla gestione
informatizzata del secondo originale dell'atto di stato civile, non appena
saranno disposte le relative dotazioni finanziarie.
Detto progetto prevede la realizzazione di un sistema di automazione diretto a
semplificare l'onere delle Prefetture sollevandole dal gravoso compito di
gestire e conservare un archivio cartaceo del secondo originale, sostituendo
l'atto che hanno in carico con una copia digitale conforme all'originale tenuto
presso il Comune. Di fatto, il nuovo sistema software consentirà la generazione
di un "file di dati" da cui il Comune ne produce una stampa, in un
unico originale, ovviamente sempre su fogli vidimati preventivamente dal
Prefetto, ma con un dimezzamento del 50% del lavoro, visto che l'originale
cartaceo diventa uno solo.
IL DIRETTORE CENTRALE
(Ciclosi)
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